Retningslinjer for søknadsvurdering 

Samansetning
Komiteane består av til saman 16 personar frå nasjonale eller nordiske institusjonar, dvs. frå institusjonar utanfor regionen.

Hovudkomiteen består av ein overordna leier og leiarane for 3 underkomiteer. Dei 3 underkomiteane skal ha fem personar med følgjande bakgrunn:

• To frå kliniske forskingsmiljø
• To frå grunnforsking og/eller translasjonell forsking
• Ein frå samfunnsmedisin eller helsefag
• Leiar i underkomiteane bør ha delteke i komitéarbeidet i minst eitt foregående år

• Alle medlemmer kan rekne med 3 års innsats når dei seier ja til å delta i vurderingskomiteen.
• Hovudregelen er at det skal skiftast ut 4 medlemmer årleg.
• Medlemmer som av ulike grunner må seie nei til å delta før dei tre åra er gått, skal inngå i utskiftingane.
• Hovudkomitéleiar blir valt heilt uavhengig av rotasjonsordninga.

Fordeling og vurdering av søknadene
Dei tre underkomiteane skal ha lik belasting i forhold til antall søknader. Søknader som er oppgitt å høyre saman, blir plasserte i same komité. Sekretariatet gjer ei fordeling av søknadene til komiteane med utgangspunkt i opplysningar om søkjars samarbeidspartnarar og arbeidsstad.
 
Underkomiteene har ansvar for kvar si søknadsbunke, og skal med utgangspunkt i kriteria (jf Formål og kriterium) og dei andre føringane frå Det regionale samarbeidsorganet, vurdere og prioritere søknadene. Hovudkomiteens leiar har møteplikt i alle underkomiteane. Kvart komitémedlem skal vere kjent med alle søknadene i eigen komité, men skal ha hovudansvar for cirka 20 søknader og medansvar for ytterlegare cirka 20 søknader.
 
Det er utarbeidd eit elektronisk hjelpemiddel (eVurdering) for komitémedlemmene med poengskala og muligheit til å skrive kommentarar. Vurderingsskjemaene skal brukast som utgangspunkt for komiteane si behandling av kvar enkelt søknad. Resultatet av vurderingsprosessen er basert på ei heilskapsvurdering etter behandlinga i komiteane.

Dei prioriterte listene frå kvar underkomité skal bli gått gjennom av hovudkomiteen, med spesiell vekt på overordna, heilskapeleg vurdering, og med kunnskap om regionens forskingsprofil. Hovudkomiteens innstilling skal sendast til Det regionale samarbeidsorganet for endeleg behandling og vedtak. Hovudkomiteens leiar deltek på møtet der innstillinga blir behandla. 

Habilitet og klageåtgang

Habilitet
Under behandlinga av søknadene skal vanlege habiliteringsregler følgjast, jf forvaltningslovens kapittel II Om ugildskap. Det berande prinsippet om inhabilitet kjem til uttrykk i forvaltningslova § 6 anna ledd: Inhabilitet trår inn når det føreligg særeigne forhold som er eigna til å svekkje tilliten til ein persons nøytralitet, blant anna skal det leggjast vekt på om avgjerd i saka kan innebere særleg fordel, tap eller ulempe for han sjølv eller nokon som han har nær personleg tilknyting til.
 
Nærleik og eigarskap til dei strategiske forskingsbehova kan komme i konflikt med behovet for å sikre fagleg distanse. Dette forholdet må ivaretakast av dei regionale instansane som oppnemner medlemmer i vurderingskomiteane, og skal vurderast særskilt i samarbeidsorganet ved oppnemning av medlemmer og tildeling av midlar.

Vurderingskomiteane i Helse Vest baserer seg det berande prinsippet i forvaltningslova og kjem til uttrykk på følgjande måte: Eit komitémedlem skal erklære seg inhabil dersom han/ho er nemnt som samarbeidspartnar i søknaden eller er delaktig i søkjarens forskingsgruppe på ein slik måte at det kan stillast spørsmål ved upartiskheiten. Det er ikkje ansett som automatisk inhabilitetsgrunn å være tilsett ved same institutt/avdeling som søkjaren, men det enkelte komitémedlem kan sjølv erklære seg inhabil på dette grunnlaget.

Samarbeidsorganets sekretariat fordeler innkomne søknader til underkomiteene med utgangspunkt i søknadens opplysningar om samarbeidspartnarar og søkjars arbeidsstad.

Komitémedlemmene skal så raskt som mulig melde inhabilitet. Inhabilitet skal meldast, registrerast og loggførast gjennom det elektroniske systemet eVurdering. Ved meldt inhabilitet i vurderinga av ein søknad som komitémedlemmet har hovud- eller medansvar for, blir søknaden i første omgang fordelt til eit anna medlem i same vurderingsgruppe.

Det elektroniske vurderingssystemet legg til grunn at komitémedlemmet aktivt må erklære seg inhabil eller habil i forhold til kvar enkelt søknad.

Leiar av vurderingskomiteane pliktar å ta opp habilitetsspørsmål ved starten av alle komitémøte.

Komitémedlemmer skal ikkje vere til stades under behandlinga av søknader der dei har meldt inhabilitet.

Klageåtgang og tilbakemelding
Det blir ikkje gitt automatisk skriftleg grunngjeving på avslag. Ønskje om grunngjeving for avslag kan rettast til sekretariatet innan 21. desember. Grunngjevinga vil basere seg på notat frå søknadsbehandlinga og vil i hovudsak vere av generell og overordna karakter. Grunngjeving kan ventast innan 1. februar, avhengig av saksmengde. Det er anledning til å klage på avslaget. Fristen for klage er 3 veker etter mottatt grunngjevin. Klagene skal behandlast i eigen klageinstans. Endeleg vedtak blir fatta av samarbeidsorganet.

Sjå også: Formål og kriterium for Helse Vests søkbare forskingsmidlar.