For leverandørar

Dei fleste innkjøp skjer gjennom opne konkurransar, og du blir leverandør ved å delta i ein konkurranse og få tildelt ein avtale. Her ser du kvar du finn konkurransar, kven som gjennomfører dei, og kva som skjer etter at du har fått avtale.

Føretaka kjøper inn varer og tenester til sjukehus, apotek og andre einingar i spesialisthelsetenesta på Vestlandet. Anskaffingane blir gjennomført av Sykehusinnkjøp. Du blir leverandør ved å delta i ein konkurranse og få tildelt ein avtale. 

Slik går det til 

1. Finn konkurransen. Konkurransar blir kunngjorde på Doffin eller EU-databasen TED. 

1. Kvalifiser deg. Konkurransegrunnlaget set krav til mellom anna økonomisk og teknisk evne.  

1. Lever tilbod. Du leverer tilbodet elektronisk, slik det er oppgitt i kunngjeringa. 

1. Inngå avtale. Vinnarar av konkurransen blir tilbodne ein rammeavtale. Avtalen gjeld for dei helseføretaka som er omfatta. 

1. Bli implementert. Etter at avtalen er inngått, skal produkt og prisar leggjast inn i innkjøpssystema, og leveranseløysinga må vere avklart.  

Kven gjennomfører anskaffingane? 

Sykehusinnkjøp HF gjennomfører alle anskaffingar på vegner av alle dei fire helseregionane (Helse Nord, Helse Midt-Norge, Helse Vest og Helse Sør-Øst). Selskapet er eigd av dei fire regionale helseføretaka.  

Kva betyr dette for deg?  

Vil du selje inn eit produkt eller ei teneste til Helse Vest, er første steg å finne ut om det finst ein gjeldande avtale eller ein planlagd konkurranse i kategorien din. Oversikt over aktive nasjonale avtaler ligger på hjemmesidene til Sykehusinnkjøp- Vil du selje produkt som ikkje er omfatta av nasjonale avtalar, ta kontakt med Sykehusinnkjøp HF, ikkje med enkeltsjukehus. Bruk kontaktsida og kategoriinndelinga deira. 

Viktig: Under ein pågåande konkurranse kan sals- og informasjonsmøte med tilsette bryte reglane om likebehandling. Bruk oppgitt kontaktperson i konkurransen. 

Lenker 

https://www.sykehusinnkjop.no/nasjonale-avtaler/ 

Kontakt oss - Sykehusinnkjøp HF 

Helse Vest nyttar elektronisk samhandling for å sikre effektiv informasjonsutveksling mellom leverandør og helseføretak. Leverandørar med avtale skal kunne motta bestillingar, sende ordrestadfestingar, levere produktkatalogar og sende faktura elektronisk gjennom etablerte standardar.. 

Er du leverandør til eit føretak i Helse Vest, skal du sende faktura elektronisk i EHF-format. For avtaleleverandørar skal Helse Vest også kunne: 

• ta imot elektroniske varekatalogar 

• sende elektroniske bestillingar 

• ta imot elektroniske ordrestadfestingar 

Katalog, ordre og ordrestadfesting skal utvekslast i EHF- eller Peppol-format. 

Elektronisk samhandlingsavtale

Avtale om elektronisk samhandling ligger som et vedlegg til alle avtaler som er inngått med Helse Vest. Formålet med avtalen er et felles dokument som beskriver den elektroniske samhandlingen mellom kjøper og selger. Samhandlingsavtalen skal bidra til at prosesser, informasjonsflyt og innhold, ansvar og tidsfrister blir entydig definert på et overordnet nivå mellom kjøper og selger. Avtalen tar for seg EHF-dokumentene faktura, katalog (inkl. punchout), ordre og ordrestadfesting. 

Hvordan komme i gang med elektronisk handel 

For å kunne samhandle elektronisk må dere: 

1. ha ei løysing for verksemdsstyring som støttar utveksling av EHF- eller Peppol-dokument 

1. vere tilknytt eit tilgangspunkt i Peppol-nettverket 

1. vere registrert i ELMA-registeret, eller eit anna SMP-register, med støtte for dei aktuelle meldingstypane 

Ordre, ordrestadfesting og katalog vil vi innføre i samarbeid med kvar leverandør. Dette vil oftast skje i samband med implementering av nye avtalar. Dersom du har spørsmål om EHF eller elektronisk samhandling, kan du ta kontakt med oss på ehandel@helse-vest-ikt.no. 

Ordrestadfesting 

Leverandørane skal bekrefte om dei kan levera bestillinga frå føretaka og når bestillinga blir levert. Ordrestadfestinga skal vise til bestillingsnummeret og gi informasjon om eventuelle endringar eller avvik. Manglar du bestillingsnummer, må du kontakte den som bestilte hos føretaket. 

Katalog og masterdata 

Sjukehusa kan først bestille eit produkt når produktinformasjonen er lagd inn i innkjøpssystema. Informasjonen blir lagd inn gjennom katalogen som leverandøren leverer. Krava til innhald, format og oppdatering av katalogen er like for alle dei fire helseregionane. Krava står i dei nasjonale logistikkbetingelsane. Ordrestadfestinga skal vise til bestillingsnummeret og sendast elektronisk via EHF eller til innkjøpsgruppa som er oppgjeven på ordren. 

Lenker: 

• Elektronisk handelsformat (EHF) | Anskaffelser.no 

• Aksesspunkt | Anskaffelser.no 

• Nasjonale logistikkbetingelsar 

 Alle fakturaar skal sendast elektronisk til følgjande adresser, som består av et ICD-nummer (International Code Designator) for Noreg, i tillegg til organisasjonsnummeret til føretaket. 

Send fakturaen til rett føretak med organisasjonsnummer og EHF-adresse. Feil adresse gir forseinking. 

Er du usikker på kven som er mottakar, må du sjå bestillinga eller kontakte kjøparen. 

Krav til innhaldet i fakturaen 

Fakturaar må vere i samsvar med krava i «Bokføringsforskriften, §5-1-1. Salgsdokumentets innhold» og i tillegg innehalde kundens bestillingsnummer, avtalenummer og namn på kundens bestillar eller avdeling. 

For å sikre rask behandling av mottekne fakturaar og at betaling skjer i tide, er det viktig at formelle krav er oppfylte, samt at merkinga er presis. 

Dette inneberer konkret at: 

• Fakturaen må vere merkt med det bestillingsnummeret som du som leverandør har motteke frå ein bestillar eller bestillande avdeling. Dette må brukast som fakturareferanse. Nummeret skal leggjast i XML-feltet "OrderReference/ID" (berre tallteikn). Dette gjer det mogleg for fakturasystemet vårt automatisk å kontrollere fakturaen mot (godkjend) bestilling og overføre til utbetaling etter gitte reglar. 

• Det er i tillegg ønskeleg at det blir vist til ordrelinjer frå ordren i feltet "InvoiceLine/OrderLineReference/LineID" på fakturaen. Her er det viktig at det blir nytta same linjenummer som på ordren frå Helse Vest. Dette gjer det mogleg for fakturasystemet vårt å automatisk knyte fakturaen mot korrekte ordrelinjer. 

Vanlege feil som medfører lengre behandlingstid er: 

• Feil beløp på fakturaen 

• Manglande leveranse eller avvik i kvantum 

Delbetaling gjerast ikkje, og dersom det er feil, må heile fakturaen krediterast og lagast på ny. Fakturaar som ikkje er i samsvar med spesifiserte krav, kan bli returnert. 

Fakturavedlegg 

Når EHF-fila inneheld nok informasjon i seg sjølv, treng vi ikkje eit eige fakturavedlegg i tillegg. Unntaket er når det må leggjast ved utfyllande informasjon, som timelister, teikningar og liknande. Desse vedlegga ønskjer vi primært som innebygd ("embedded") PDF-format og dei må merkast "commercial invoice", slik implementeringsrettleiaren viser. 

Sensitiv informasjon på faktura bør avgrensast. Informasjon bør i størst mogeleg grad anonymiserast slik at ikkje namn og fødselsnummer framgår av fakturaen eller fakturavedlegget. 

Enkeltfakturaar 

Du som leverandør må sende éin faktura per bestilling.

Krav til vareflyt, pakking, merking, ordre, mottak og avvikshandtering er like for alle fire helseregionane. Dei er samla i dei nasjonale logistikkbetingelsane.  Logistikkbetingelsane gjeld som del av avtalen din. 

Dette finn du i logistikkbetingelsane 

• Korleis varene blir forsynte til sjukehusa
• Krav til sortiment, ledetid og pakningsstorleikar
• Krav til emballasje, merking og fysisk leveranse
• Implementering av nye avtalar og artiklar
• Rutinar for ordre, mottak og avvikshandtering
• Måling av leveransekvalitet og merkostnader
• Elektronisk samhandling og maler for avtaledokument

Gå til landingssida for logistikkbetingelser for leverandørar. 

Helse Vest forventar at leverandørane våre tek samfunnsansvar: respekt for menneskerettar og arbeidstakarrettar, miljøomsyn og ryddig forretningsdrift gjennom heile leveransekjeda. 

Korleis blir krava stilte? 

Krav til samfunnsansvar, miljø og etisk handel blir stilte i den enkelte konkurransen og følgde opp i avtaleperioden. For dei fleste avtalar skjer dette gjennom Sykehusinnkjøp HF, som har eit eige arbeid på området. Sjå samfunnsansvarssida deira for gjeldande krav og oppfølging. 

Det kan du forvente 

• Krav i konkurransegrunnlaget om til dømes arbeidsvilkår, menneskerettar og miljø 

• Dokumentasjon og stikkprøver i avtaleperioden 

• Oppfølging dersom avvik blir avdekte 

Etiske retningslinjer 

Føretaksgruppa har felles etiske retningslinjer. Leverandørar skal ikkje gi eller love gåver eller fordelar til tilsette i helseføretaka. 

Openheitslova 

Openheitslova gir alle rett til å be om informasjon om korleis verksemder handterer verkelege og potensielle negative konsekvensar for grunnleggjande menneskerettar og anstendige arbeidsforhold. Dette gjeld òg Helse Vest. 

Samarbeid med bransjeforeiningane 

Helse Vest har samarbeidsavtalar med Legemiddelindustrien (LMI) og Melanor, bransjeorganisasjonen for medtek og lab. Avtalane set rammer for korleis tilsette i helseføretaka og leverandørar samhandlar, slik at samarbeidet er fagleg og etisk forsvarleg. Medlemmer i LMI og Melanor er bundne av avtalane gjennom medlemskapet. 

Har du spørsmål om avtalane, kontakt postmottak Helse Vest RHF, LMI eller Melanor. 

Lenker 

• Samarbeidsavtalene 
• Sykehusinnkjøp HF: samfunnsansvar   
• Openheitslova hos Helse Vest  
• Innkjøpsstrategisiden 
• Rammeverk for samfunnsansvar