Alle fakturaer til føretaka i Helse Vest skal sendast elektronisk i EHF-format. Korrekt merking av fakturaen er avgjerande for rask behandling og betaling.
Fakturaadresser og kontaktinformasjon
EHF-adressa består av ICD-nummeret for Noreg, 0192, og organisasjonsnummeret til føretaket. Send fakturaen til rett føretak med organisasjonsnummer og EHF-adresse. Feil adresse gir forseinking.
Er du usikker på kven som er mottakar, må du sjå bestillinga eller kontakte kjøparen.
Krav til innhaldet i fakturaen
Fakturaar må vere i samsvar med krava i «Bokføringsforskriften, §5-1-1. Salgsdokumentets innhold» og i tillegg innehalde kundens bestillingsnummer, avtalenummer og namn på kundens bestillar eller avdeling.
For å sikre rask behandling av mottekne fakturaar og at betaling skjer i tide, er det viktig at formelle krav er oppfylte, samt at merkinga er presis.
Dette inneberer konkret at:
- Fakturaen må vere merkt med det bestillingsnummeret som du som leverandør har motteke frå ein bestillar eller bestillande avdeling. Dette må brukast som fakturareferanse. Nummeret skal leggjast i XML-feltet "OrderReference/ID" (berre tallteikn). Dette gjer det mogleg for fakturasystemet vårt automatisk å kontrollere fakturaen mot (godkjend) bestilling og overføre til utbetaling etter gitte reglar.
- Det skal i tillegg bli vist til ordrelinjer frå ordren i feltet "InvoiceLine/OrderLineReference/LineID" på fakturaen. Her er det viktig at det blir nytta same linjenummer som på ordren frå Helse Vest. Dette gjer det mogleg for fakturasystemet vårt å automatisk knyte fakturaen mot korrekte ordrelinjer.
Fakturavedlegg
Når EHF-fila inneheld nok informasjon i seg sjølv, treng vi ikkje eit eige fakturavedlegg i tillegg. Unntaket er når det må leggjast ved utfyllande informasjon, som timelister, teikningar og liknande. Desse vedlegga ønskjer vi primært som innebygd ("embedded") PDF-format og dei må merkast "commercial invoice", slik implementeringsrettleiaren viser.
Sensitiv informasjon på faktura bør avgrensast. Informasjon bør i størst mogeleg grad anonymiserast slik at ikkje namn og fødselsnummer framgår av fakturaen eller fakturavedlegget.
Enkeltfakturaar
Du som leverandør må sende éin faktura per bestilling.
For å sikre automatisk matching mellom bestilling, mottak og faktura skal leverandøren sende:
- Éin faktura per bestilling
- Éi kreditnota dersom korrigering er nødvendig
Delbetalingar blir normalt ikkje behandla.
Vanlege feil som medfører lengre behandlingstid er:
- Manglande bestillingsnummer
- Feil organisasjonsnummer
- Feil fakturamottakar
- Avvik mellom faktura og mottatt vare
- Feil beløp
- Manglande dokumentasjon