Retningslinjer for handtering av forskingsmidlane

For prosjekt finansiert av Helse Vest er det helseføretaket som får tildelinga som er forskingsansvarleg institusjon. Føretaket skal leggje til rette for at forskinga vert gjennomført slik at etiske, medisinske, helsefaglege, vitskaplege krav, i tillegg til krav til personvern og informasjonstryggleik vert ivareteke.   

Prosjektleiar er ansvarleg for at gjeldande lover og forskrifter i samband med  forskingsprosjektet er avklart før datainnsamling startar.  

Midlane skal nyttast i tråd med tildelinga og interne retningslinjer ved det føretaket søknaden er sendt i frå. Løyvinga kan ikkje nyttas​​​t til andre formål enn til det prosjektet det er søkt midlar til. I søknaden om forskingsmidlar skal det være ein plan for faktiske kostnader og dekning av desse.  

Personellkostnader 

Personell som er finansiert av forskingsmidlane i Helse ​Vest skal tilsetjast i søkjarinstitusjon. Dømes på dette er  forskingsstøttepersonell og personar som er tildelt doktorgrads- eller postdoktorstipend.​ I tillegg skal stipendiatar finansiert av Helse Vest midlar ha fast arbeidsplass og vere aktivt deltakande i fag- og/eller forskingsmiljøet i søkjarinstitusjonen.  

Institusjonen skal fastsette løn innanfor dei rammer som gjeld i helseføretaket. 

Driftsmidlar 

Driftsutgifter er direkte utgifter knytt til varer og tenester som er nødvendige for å gjennomføre prosjektet. Driftsmidlane kan nyttast til drift av prosjektet som reise- og møtekostnadar, kjøp av analysar eller tilgang til forskingsinfrastruktur, kjemikaliar og anna forbruksmateriell og programvare som går ut over standard programvare som ansvarleg institusjon skal dekkje.​​​  

Stipendiatar får midlar etter fast sats vedteke av samarbeidsorganet. Satsen skal dekkje løn med sosiale utgifter og drift. 

Felleskostnader 

Helse Vest midlar kan ikkje nyttast til felleskostnadar (eller dekningsbidrag) i institusjonen, som husleige for kontor/arbeidsplass, leige av PC/datamaskin med standard programvare, telefon og andre administrative fellestenester knytte til personell, økonomi​ og bibliotektenester. Institusjonen er ansvarleg for kostnaden også dersom det er behov for å kjøpe desse tenestene andre stader. 
 

Utstyr 

Forskingsmidlane kan berre brukast til utstyr dersom dette er oppgitt i  søknadsbudsjettet. Utstyr som blir kjøpt inn for forskingsmidlane skal godkjennast av institusjonen og er institusjonen sin eigedom.  

Forskingsmidlane i Helse Vest blir tildelte til og skal handterast av helseføretak og private, ideelle institusjonar, jf. lista under. Det er følgjeleg desse institusjonane som kan rekneskapsføre midlane. 

• Helse Bergen HF 

• Helse Fonna HF 

• Helse Førde HF 

• Helse Stavanger HF 

• Sjukehusapoteka Vest HF 

• Helse Vest IKT 

• Private, ideelle institusjonar 

Fakturering 

Rekneskapsførande institusjon skal  fakturera månadleg per tildeling til Helse Vest RHF, Lønns- og regnskapssenteret, Postboks 314, 4066 Stavanger med referanse til ordrenummer. Ordrenummer som skal nyttast vil bli oppgjeve av Helse Vest. For tildelingar internt i Helse Vest vil det i tildelingsbrevet også opplysast om kva prosjektnummer som skal nyttast. 

Rapportering av fagleg aktivitet og rekneskap er obligatorisk. Manglande rapportering vil ha konsekvensar for eventuell seinare tildeling.  

Fagleg rapport skal leverast rundt 20. januar. Frist vert oppgitt ved utsending av rapportskjema. Rapporteringa skjer elektronisk og rapportskjema blir sendt ut til prosjektleiar. For at rapportering skal skje på korrekt måte, er det viktig at rette  e-postadresser er meldt til forskning@helse-vest.no.  

Årsrekneskapen skal leverast i slutten av januar.   Prosjektleiar og controller vil motta informasjon om prosessen rundt årskiftet. Det er viktig at rett  e-postadresse til prosjektleiar og Controller er meldt til forskning@helse-vest.no.  

Revisor i Helse Vest har til ei kvar tid rett til å kontrollere at midlane vert forvalta i samsvar med vilkåra i tildelinga. Vi gjer merksame på at du pliktar å gje revisoren i Helse Vest RHF dei opplysningane som dei spør etter for å kunne utføre kontroll. Riksrevisjonen har også høve til slik kontroll, jf. Stortingets bevilgningsreglement § 10. 

Samarbeidsorganet legg til grunn at midlane blir brukte som oppgitt i søknaden og innafor tidsramma for prosjektet. Dersom det står att ubrukte midlar kan det søkjast om overføring  til neste kalenderår, sjå nærare om dette i  retningslinjene for overføring av ubrukte midlar. Det er berre mogleg å søkje overføring av ubrukte midlar i samband med rekneskapsrapporteringa med frist i januar. Dersom ubrukte midlar ikkje søkjast overført, vert midlane trekt tilbake til Samarbeidsorganet. Moglege årsaker til at midlane vert trekt tilbake, eller vert midlertidig halde tilbake:  

• Prosjektet kjem ikkje i gang. Dersom midlane er tildelte, men prosjektet likevel ikkje kjem i gang, skal prosjektleiar sende melding til sekretariatet i Samarbeidsorganet så snart som mogleg.  

• Prosjektet er forseinka. Midlane vert halde tilbake fram til prosjektet held fram. Dersom prosjektet er forseinka i prosjektperioda og dette fører til at tildelte midlar står ubrukt, må prosjektleiar søkje om at dei tildelte midlane vert overført ved årsregnskapsrapporteringa.   

• Prosjektet blir gjennomført til ein lågare kostnad enn tildelte midlar. Dersom sluttrapporten dokumenterer at delar av midlane ikkje er nytta til det i søknaden fastsette formålet, skal ubrukte midlar førast tilbake til Samarbeidsorganet for eventuell ny tildeling. 

• Prosjektleiar får tilleggsfinansiering som kan påverke framdrifta i prosjektet med tildeling frå Helse Vest. Samarbeidsorganet legg til grunn at dei løyvde midlane vert nytta som i samsvar med søknaden og innafor den fastsette tidsramma for prosjektet. 

Eventuelle restmidlar etter disputas skal som hovudregel berre dekkje kostnader til ferdigstilling og publisering av artiklar som inngår i graden. Restmidlar ut over dette blir trekt tilbake.  

Dersom restmidlar skal nyttast til førebuing til postdoktorprosjekt, såkalla vidareføringsstipend kan det gjerast unntak i følgjande tilfelle: 

• Stipendiaten skal fortsetje arbeidet på same prosjekt 

• Forskingsgruppa skal sørgje for tilstrekkeleg rettleiing i perioden 

• Vidareføringsstipendet blir avslutta dersom stipendiaten får anna finansiering i denne perioden 

• Varigheit: 1-12 månader, uavhengig av stillingsprosent (50 eller 100 %) 

Søknad om vidareføringsstipend rettast til forskning@helse-vest.no, og alle fire vilkåra over må vere oppfylt. Søknadane vert handsama administrativt og fortløpande gjennom året.